NEW Kiểm soát (Control) là gì? Mục đích và các nguyên tắc kiểm soát

Hình minh họa. Nguồn: Savingmiahumana

Control (Kiểm soát)

Định nghĩa

Điều khiển trong tiếng anh là Điều khiển. Điều khiển là quá trình xác định những thành tựu thực tế và so sánh với các tiêu chuẩn nhằm phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của những sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp sửa chữa những sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.

Mục đích kiểm soát

– Xác định rõ mục tiêu, kết quả đạt được theo kế hoạch

– Đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả

– Xác định và dự đoán biến động cả đầu vào và đầu ra

– Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức

– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hạn và chế độ trách nhiệm

– Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo các biểu mẫu phù hợp

– Đúc kết và phổ biến kinh nghiệm, nâng cao năng lực quản trị

Nguyên tắc kiểm soát

Để thực hiện kiểm soát hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát sau:

– Điều khiển phải dựa trên các mục tiêu và chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp độ của đơn vị được kiểm soát.

Ví dụ, kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ khác với kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công việc của phó giám đốc và kiểm soát công việc của trưởng nhóm.

– Công việc điều khiển phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.

Kiểm soát làm cho các nhà quản lý nhận biết được những diễn biến mà họ quan tâm. Vì vậy, kiểm soát phải xuất phát từ nhu cầu riêng của từng nhà quản lý để cung cấp cho họ những thông tin thích hợp.

– Công việc điều khiển phải được thực hiện ở những điểm quan trọng.

Các yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là những điểm phản ánh tốt nhất các mục tiêu và tình trạng không đạt được chúng; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết ai là người chịu trách nhiệm cho sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.

– Việc kiểm soát phải khách quan.

Nếu việc kiểm soát được thực hiện với sự thiên vị, sự thiên vị sẽ cho kết quả không chính xác và gây hiểu lầm.

– Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.

Nếu không, nó sẽ tạo ra những căng thẳng và xung đột không đáng có.

– Việc kiểm soát phải tiết kiệm.

Hoạt động kiểm soát luôn kéo theo những chi phí nhất định. Vì vậy, cần tính toán sao cho hoạt động kiểm soát tiết kiệm nhất.

Kiểm soát phải dẫn đến hành động.

Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi các sai lệch được sửa chữa hoặc điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát trở nên vô nghĩa.

(Tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế Tài chính)