NEW Lập kế hoạch (Planning) là gì? Vai trò và qui trình lập kế hoạch

Hình minh họa (Nguồn: Abdulsalamchaudhary)

Lập kế hoạch

Ý tưởng

Lập kế hoạch trong tiếng anh gọi là Lập kế hoạch.

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các hành động để đạt được các mục tiêu đó.

Vai trò

Vai trò của lập kế hoạch

Đương đầu với sự không chắc chắn và thay đổi

Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, nâng cao vị thế cạnh tranh của tổ chức trong môi trường hoạt động

Thống nhất các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức

Lập kế hoạch giúp kiểm soát dễ dàng

Quá trình

Quy trình lập kế hoạch

Bước 1: Phân tích môi trường

Mục đích của phân tích môi trường là xác định điểm mạnh và điểm yếu, tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Mục tiêu xác định các kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong công việc phải thực hiện. Các mục tiêu cần được xác định rõ ràng và tính thời gian trong phạm vi có thể.

Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các cơ sở sau:

– Ưu tiên của mục tiêu

– Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

– Các bộ phận và nhóm khác nhau trong tổ chức: Bao gồm mục tiêu của cổ đông, mục tiêu của hội đồng quản trị, mục tiêu của nhân viên …

Bước 3: Xây dựng kế hoạch

Trong bước này cần tìm và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Mỗi tùy chọn bao gồm:

Lập kế hoạch giải pháp: giúp trả lời câu hỏi phải làm gì để đạt được mục tiêu?

Các công cụ để đạt được mục tiêu: Giúp trả lời câu hỏi làm thế nào để đạt được mục tiêu?

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu

Sau khi tìm được một phương án đã cân nhắc đến điểm mạnh và điểm yếu của chúng, bước tiếp theo là tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chí phù hợp với mục tiêu và trung thành nhất với các tiền đề đã xác định.

Khi các lựa chọn được xem xét và đánh giá, chúng phải dựa trên một số cơ sở sau:

– Kế hoạch nào hoàn thành mục tiêu và có tác động mạnh nhất đến mục tiêu.

– Phương án nào sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

– Phương án nào có chi phí thấp.

– Kế hoạch nào tạo ra sự ủng hộ của tất cả các cấp quản lý? li và người thừa hành.

– Phương án nào phản ánh đúng nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

Bước 5: Quyết định một kế hoạch

Lựa chọn kế hoạch hành động là thời điểm kế hoạch được thông qua, thời điểm thực sự để đưa ra quyết định.

Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy có hai hoặc nhiều phương án thay thế phù hợp mà người quản lý li có thể quyết định triển khai một số tùy chọn thay vì chỉ sử dụng tùy chọn tốt nhất.

Tại thời điểm này, cũng cần phải đưa ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức để thực hiện kế hoạch. Đến khi quyết định thì không thể lập xong kế hoạch mà cần có các kế hoạch phụ hỗ trợ.

Một khi quyết định đã được công bố, kế hoạch đã được xây dựng, bước cuối cùng để làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về kế hoạch là định lượng chúng bằng cách chuyển chúng thành ngân sách.

Nếu được quản lý tốt, ngân sách sẽ trở thành phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau và là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường tiến độ của kế hoạch.

(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và quản lý tổ chức, Trung tâm đào tạo từ xa, Đại học Kinh tế Quốc dân)