NEW Yêu cầu cung cấp thông tin (Request For Information

Yêu cầu thông tin

Ý tưởng

Yêu cầu thông tin trong tiếng anh là yêu cầu thông tin, Được viết tắt là RFI.

Yêu cầu thông tin (RFI) là một quá trình chính thức để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tiềm năng. RFI thường do khách hàng viết và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. RFI thường là chuỗi yêu cầu đầu tiên để thu hẹp danh sách các ứng viên nhà cung cấp tiềm năng.

RFI có thể rất hữu ích trong các tình huống mà một cá nhân hoặc tổ chức có ít kiến ​​thức về nhà cung cấp nhưng muốn giảm thời gian và chi phí đánh giá nhà cung cấp.

RFI thường được sử dụng trong nhiều tình huống, ví dụ như trong việc mua các đơn đặt hàng lớn về công nghệ thông tin (CNTT). Mục tiêu của việc sử dụng RFI là thu thập thông tin thị trường một cách chuẩn hóa và có cấu trúc. Tài liệu cần xác định các điều kiện mà tổ chức có trong khi yêu cầu các câu trả lời cụ thể về cách nhà cung cấp sẽ đáp ứng các điều kiện đó.

Để xác định sự khác biệt của nhà cung cấp, một RFI tốt cũng sẽ tập trung vào các yêu cầu dành riêng cho doanh nghiệp và vào các mối quan tâm ít có khả năng được giải quyết bởi đa số các nhà cung cấp. cấp độ khác. Người nhận thường được yêu cầu gửi câu trả lời của họ ở định dạng tiêu chuẩn để dễ dàng so sánh hơn.

Sử dụng ở đâu

RFI có thể được sử dụng trong một số tình huống trong CNTT, đại lý quảng cáo và trong ngành xây dựng. RFI cũng có thể hỗ trợ lựa chọn các công cụ để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

– Trong lĩnh vực CNTT, RFI thường được sử dụng để mua phần mềm từ các nhà cung cấp. Phần mềm thường sẽ được sử dụng trong một thời gian dài, vì vậy điều quan trọng là một cá nhân hoặc tổ chức chắc chắn phải chọn đúng nhà cung cấp. RFI phải nêu rõ các yêu cầu nghiệp vụ như liệu phần mềm có tích hợp với phần mềm hoặc phần cứng khác hay không, các trường hợp sử dụng hoặc các tùy chọn quản lý.

Trong xây dựng, một RFI có thể được nhà thầu gửi đến nhà thiết kế, từ nhà thầu đến khách hàng, từ nhà thầu phụ đến khách hàng, hoặc từ nhà thầu phụ đến nhà thầu chính. Thông thường, RFI trong xây dựng sẽ được sử dụng trước khi định giá và các hoạt động tiếp theo. Tại đây, một RFI nên gửi các câu hỏi liên quan đến vật liệu, thông số kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn hoặc thông tin hợp đồng.

– RFI có thể được sử dụng để đánh giá các công ty quảng cáo. Trong trường hợp này, RFI sẽ yêu cầu danh sách khách hàng trong một ngành cụ thể, trong các lĩnh vực xung đột và trong các lĩnh vực liên quan mà nhà cung cấp có thể vượt trội.

– Một tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng có thể sử dụng RFI. Các RFI trong lĩnh vực này nên xác định các tiêu chí liên quan đến những gì một tổ chức cần trong hệ thống ERP của mình. Ví dụ, đây có thể là các lĩnh vực xoay quanh kế toán, sản xuất và quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng và công nghệ cho bộ phận nhân sự.

RFI, RFP và RFQ

Các hình thức tương tự đối với RFI là Yêu cầu đề xuất (RFP) và Yêu cầu báo giá (RFQ). Tuy nhiên, chúng khác nhau về tình huống sử dụng và thông tin bên trong.

– RFP là một tài liệu có cấu trúc hơn được sử dụng để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng. RFP chỉ định những gì khách hàng đang tìm kiếm và nó mô tả từng tiêu chí đánh giá mà đề xuất của nhà cung cấp sẽ được đánh giá. RFP thường được sử dụng trong quá trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp từ một công ty. RFP thường được sử dụng sau RFI, vì nó cụ thể hơn.

RFQ là tài liệu mà một cá nhân hoặc tổ chức gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp tiềm năng để nhận được báo giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó tương tự như RFP nhưng cụ thể hơn về bản chất. Thông thường, các RFQ tìm kiếm một bảng giá cụ thể cho những thứ được xác định và định lượng rõ ràng, chẳng hạn như phần cứng.

– RFI được sử dụng để yêu cầu thông tin chung và có thể giúp xác định xem nhà cung cấp có nên nhận RFP hoặc RFQ hay không. RFP sau đó nên được sử dụng khi ý định mua hàng đến gần hơn. Nếu một cá nhân hoặc tổ chức đã biết những gì cần thiết và chỉ cần một nhà cung cấp cung cấp các công cụ chính xác, thì RFQ có thể là lựa chọn phù hợp nhất.

(Theo Mục tiêu công nghệ)